Privacy Statement

Schrijf ons via het formulier of stuur ons een e-mail rechtstreeks door:

STUUR ONS EEN BERICHT

CONTACT INFORMATION

Industrieweg 5, 3001 Heverlee

+32 (0) 16 67 77 76

info@happyandsafe.be

Happy & Safe is een afdeling van Out of Office BV.

At Out of Office bvba / sprl, we attach great importance to the protection of your privacy. We want to be transparent about how we process your personal data. Hence this privacy policy.
1. Algemeen

De begrippen “wij”, “ons”, “onze” in dit privacybeleid verwijzen naar Happy and Safe. Onze volledige gegevens zijn: Out of Office, Industrieweg 5, 3001 Leuven, bedrijfsnummer 0822.112.612, RPR Leuven.

Wij zijn verantwoordelijk voor het verwerken van uw persoonsgegevens op de wijze uitgelegd in dit privacybeleid.

Voor vragen en opmerkingen kan u ons steeds bereiken via: privacy@happyandsafe.be.

De begrippen in dit privacybeleid moet u interpreteren overeenkomstig de GDPR.

Wij behouden ons het recht om dit privacybeleid op eigen initiatief te wijzigen en aan te passen. Dergelijke wijzigingen en aanpassingen zullen op een passende wijze worden gecommuniceerd via onze website.

2. Wanneer verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens wanneer u:

  • onze website bezoekt;
  • onze sociale media gebruikt of met ons communiceert via email, telefoon of een ander digitaal communicatiekanaal;
  • ons gebouw betreedt of;
  • solliciteert bij ons.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij van u en waarom?

Wanneer u gebruik maakt van onze website, sociale media of met ons communiceert via e-mail, telefoon of een ander digitaal communicatiekanaal, zullen wij uw persoonsgegevens verwerken om:

  • een vlotte communicatie tussen u en ons mogelijk te maken, waarvoor we ons beroepen op ons legitiem belang om te kunnen reageren op vragen of opmerkingen of om u te contacteren voor vragen van welke aard dan ook (zoals wanneer u ons contactformulier invult, contact met ons opneemt via sociale media, telefoon of e-mail of via de chatbox) of wanneer wij met u moeten communiceren in het kader van uw professionele betrekkingen;
  • onze website en sociale media pagina’s te verbeteren, waarvoor we ons beroepen op ons legitiem belang om onze bezoekers steeds een boeiende online ervaring te kunnen bieden;
  • malware, illegale inhoud en gedrag en andere vormen van misbruik op te sporen en te voorkomen, waarvoor we ons beroepen op ons legitiem belang om onze pagina’s te beveiligen;
  • ons te verdedigen in gerechtelijke procedures, wanneer het in ons legitiem belang is om uw persoonsgegevens in deze procedures te gebruiken.

Om deze doelen te bereiken verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • de basisidentiteitsgegevens die u ons verstrekt, zoals uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, het bedrijf waarvoor u werkt, uw functie;
  • de inhoud van uw communicatie en de technische details van de communicatie zelf, zoals het onderwerp van uw bericht, datum en tijd, enz.;
  • technische informatie in verband met het apparaat dat u gebruikt, zoals uw IP-adres, browsertype, geografische locatie en besturingssysteem;
  • informatie over uw surfgedrag, zoals hoe lang u surft, op welke links u klikt, welke pagina’s u bezoekt en hoe vaak u een pagina bezoekt.
  • alle andere persoonsgegevens die u ons bezorgt.

Wanneer u ons gebouw betreedt zullen wij uw persoonsgegevens verwerken om:

  • de veiligheid van ons bedrijf, bedrijfsmateriaal en het gebouw te waarborgen. Om dit mogelijk te maken voorzien wij in camerabewaking, waarvoor we ons beroepen op ons legitiem belang.

De persoonsgegevens die wij verwerken wanneer u ons gebouw betreedt, zijn:

  • camerabeelden van u.
  • o3 beroept zich voor deze verwerking op de noodzakelijkheid van deze verwerking voor de behartiging van zijn gerechtvaardigd belang of dat van een derde, die geheel bestaat uit het vrijwaren van de veiligheid van het bedrijf, het bedrijfsmateriaal en het gebouw, alsook van de veiligheid van de ter beschikking gestelde informaticamiddelen.

In zeer uitzonderlijke gevallen kan het zijn dat wij uw persoonsgegevens verwerken om onze wettelijke verplichtingen na te komen of te voldoen aan elk redelijk verzoek van bevoegde politiediensten, gerechtelijke autoriteiten, overheidsinstellingen of -organen, met inbegrip van bevoegde gegevensbeschermingsautoriteiten. Om dit doel te bereiken kunnen alle bovenstaande persoonsgegevens verwerkt worden.

Wij wensen te benadrukken dat wij enkel uw persoonsgegevens verwerken wanneer dit is toegestaan en wanneer dit nodig is om een van de bovenstaande doelen te bereiken.

4. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Wij delen uw persoonsgegevens enkel met dienstverleners die ons assisteren bij de verwerking van uw persoonsgegevens, zoals onze IT partner. In sommige gevallen kan het zijn dat wij uw persoonsgegevens delen met uw werkgever, wanneer wij een professionele relatie hebben met uw werkgever, voor zover dat nodig is voor de hierboven beschreven doelen. In zeer uitzonderlijke gevallen kan het zijn dat wij verplicht zijn om uw persoonsgegevens te delen met overheids- of gerechtelijke autoriteiten (bijv. belastingdienst, politie of gerechtelijke autoriteiten).

Wij verzenden uw persoonsgegevens niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wij kiezen er bewust voor om enkel samen te werken met partners die gevestigd zijn binnen de EER.

5. Hoe lang houden wij uw persoonsgegevens bij?

Wij zullen uw persoonsgegevens bewaren zolang vereist is om te voldoen aan de toepasselijke wetten en regels, of langer indien dit nodig is om ons doel te bereiken. Dit houdt in dat wij uw persoonsgegevens zullen de-identificeren zodra wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben of zodra de reglementaire of wettelijke bewaartermijn is verstreken.

Een aantal richtlijnen zijn:

  • Alle persoonsgegevens die wij verwerken via onze communicatie met u via onze website, sociale media, telefoon, e-mail en andere digitale communicatiekanalen zullen wij zo lang bewaren als nodig is om met u te communiceren. Bovendien zullen wij deze persoonsgegevens ook bewaren om een historisch archief van onze communicatie op te stellen om efficiënte communicatie in de toekomst te garanderen.
  • Alle persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van onze professionele relatie met uw werkgever, bewaren wij voor de duur van de contractuele relatie die wij hebben met uw werkgever en ten minste tot 7 jaar daarna.
6. Wat zijn onze kwaliteitsgaranties?

Persoonsgegevens worden door o3 als confidentiële informatie beschouwd en worden als zodanig behandeld. Wij nemen dan ook de nodige technische en organisatorische maatregelen om onze infrastructuur, systemen, toepassingen, gebouw en processen te beveiligen. Zo hebben onze werknemers enkel toegang tot uw persoonsgegevens op een “need-to-know-basis”. Bovendien beperken wij de verwerking van de persoonsgegevens tot het hoogstnoodzakelijke.

7. Welke rechten hebt u?

U kan Happy and Safe op ieder moment en kosteloos vragen over welke gegevens wij beschikken, uw gegevens te laten corrigeren of wissen. Daarnaast hebt u onder de geldende privacywetgeving ook het recht op beperking van de verwerking, het recht op overdraagbaarheid van uw gegevens, en het recht om bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Tot slot kan u ook uw gegeven toestemming intrekken.

Indien u een van uw rechten uitoefenen, aarzel dan niet om ons te contacteren via privacy@happyandsafe.be.

Indien u niet tevreden bent over hoe we met uw verzoek om een van uw rechten uit te oefenen omgaan, kan u steeds de Gegevensbeschermingsautoriteit contacteren https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/